Change Manager, cosa fa?
Aggiornamento del 30 settembre 2020.
Forse non tutti sanno che la complessità delle organizzazioni e la velocità sempre crescente del cambiamento hanno dato luogo alla nascita di una nuova professione, quella del Change Manager.
Questa professione deriva da due professioni già esistenti, quella dell’Organizational Designer, che ha come obiettivo quello di progettare l’organizzazione più adatta alle circostanze, e quella del Project Manager, che ha come obiettivo quello di rilasciare un risultato predefinito in costi e tempi stabiliti.
Ecco le principali attività svolte da un Change Manager:
- Riconoscere la necessità di un cambiamento.
- Definire il cambiamento in questione.
- Valutare l’abilità e la capacità di cambiare dell’organizzazione.
- Acquisire risorse, pianificare il cambiamento e valutarne l’impatto.
- Sviluppare un piano per gli stakeholder.
- Coinvolgere le persone durante i processi di cambiamento.
- Dotare le persone di conoscenze, abilità e attitudini adeguate.
- Comunicare il cambiamento.
- Gestire i progetti di cambiamento e misurare il loro avanzamento.
- Facilitare i team coinvolti nelle iniziative di cambiamento
- Sostenere e incorporare il cambiamento nelle organizzazioni.
Così come la professione del Project Manager è presidiata da prestigiose organizzazioni internazionali come il Project Management Institute così la professione del Change Manager è presidiata dal Change Management Institute.
Il Change Management Institute (CMI)
Il Change Management Institute (CMI) è un’organizzazione no-profit globale e indipendente nata nel 2005 con l’obiettivo di promuovere la professione del Change Management.
Così come i contenuti della professione del Project Manager sono descritti in body of knowledge internazionalmente riconosciuti (come la Guida al PMBoK®), così i contenuti della professione del Change Manager sono descritti nel Change Management Body of Knowledge (CMBoK), pubblicato nel 2013 dal CMI in risposta alla crescente necessità di standardizzazione.
Il CMBoK descrive e definisce le conoscenze richieste ai Change Manager per operare in modo efficace, dividendole in 13 aree di competenza:
- La prospettiva del Change Management
- Definizione del cambiamento
- Gestione dei benefici
- Strategia per gli stakeholder
- Comunicazione e coinvolgimento
- L’impatto del cambiamento
- Pianificazione e misurazione della preparazione al cambiamento
- Project e Programme Management
- Formazione e supporto all’apprendimento
- Facilitazione
- Sostenere il cambiamento
- Gestione personale e professionale (leadership)
- Considerazioni di natura organizzativa
Descriviamo di seguito in sintesi i contenuti delle 13 aree.
La prospettiva del Change Manager
Questa sezione del CMBoK contiene gli elementi teorici alla base del ruolo del Change Management nelle organizzazioni. In particolare in questa sezione si fa riferimento a:
- Modelli per il cambiamento individuale
- Modelli della motivazione
- I diversi tipi psicologici (Jung, MBTI®)
- Modelli di cambiamento nelle organizzazion
- Ruoli chiave nel cambiamento organizzativo
- Cultura organizzativa
- Cambiamento emergente
Definizione del cambiamento
Il cambiamento deve essere definito e compreso per avere delle possibilità di successo. Definire chiaramente il cambiamento è alla base del coinvolgimento efficace degli stakeholder interni ed esterni all’organizzazione. Questa area di conoscenza include:
- L’allineamento del cambiamento con la strategia
- L’analisi dei driver del cambiamento
- Lo sviluppo della vision
- La definizione del cambiamento
La gestione dei benefici
I benefici sono definiti come il miglioramento misurabile che deriva da un cambiamento, percepito come positivo da uno o più stakeholder, e che contribuisce a uno o più obiettivi organizzativi. Questa area di conoscenza include:
- Principi e processi di benefit management
- Identificazione, mappatura e analisi dei benefici (benefit profiles, benefit logic maps, quantificazione dei benefici, business case)
- Pianificazione della realizzazione dei benefici (benefits realization plan)
- Supporto durante la realizzazione dei benefici
La strategia per gli stakeholder
Definire una corretta strategia per gli stakeholder è centrale per il successo delle iniziative di cambiamento (leading through influence) Questa area di conoscenza include:
- Identificare e segmentare gli stakeholder
- Mappatura degli stakeholder e definizione della strategia
- Gestione delle relazioni e mobilitazione degli stakeholder
Comunicazione e coinvolgimento
Le persone impattate dal cambiamento dovranno essere preparate ad accettarlo e ad adottare nuovi modi di agire. Questa area di conoscenza include:
- Teoria della comunicazione efficace
- Comunicare il cambiamento
- Canali di comunicazione
- Pianificazione della comunicazione
- Monitoraggio e valutazione dell’efficacia della comunicazione
L’impatto del cambiamento
Il cambiamento organizzativo intende avere un impatto di qualche tipo sul business as usual di un’organizzazione. Il cambiamento può creare disturbi e turbolenza, ed è necessaria una cura particolare per bilanciare la gestione del cambiamento e la gestione del business. Questa area di conoscenza include:
- Valutazione dell’impatto del cambiamento
- Valutazione e gestione del rischio del cambiamento
- Business continuity e contingency durante il cambiamento
Pianificazione e misurazione della preparazione al cambiamento
La preparazione al cambiamento consente all’organizzazione di fronteggiare i cambiamenti in arrivo. Gli aspetti fisici di tale preparazione (ad es. logistici) sono relativamente facili da affrontare; lo sono meno gli aspetti culturali e legati alle persone. Questa area di conoscenza include:
- Costruzione della motivazione individuale al cambiamento
- Preparazione dell’organizzazione al cambiamento
- Prepararsi alla resistenza
- Misurare l’efficacia del cambiamento
Project e programme management
Le tecniche di project e programme management sono utili in tutte le attività complesse dove sono possibili diversi esiti e dove esistono rischi di problemi e fallimenti. Questa area di conoscenza include:
- Cambiamento e strutture di governance dei progetti
- La nascita di un progetto
- La realizzazione di un progetto
- Completamento e transition di un progetto
Formazione e supporto all’apprendimento
La facilitazione è l’attività che consente di pianificare e gestire una riunione di un team in modo che questa raggiunga i suoi obiettivi in modo efficace ed efficiente. Questa area di conoscenza include:
- Teoria dell’apprendimento e sviluppo degli skill
- Identificare e soddisfare le necessità di apprendimento
- Cambiamento comportamentale e coaching
Facilitazione
Facilitazione e cambiamento sono strettamente collegati. Questa area di conoscenza include:
- Ruolo del facilitatore e skill necessari
- Preparare un processo di gruppo
- Facilitare un processo di gruppo
- Meeting virtuali
- Strutture e tecniche di facilitazione
Sostenere il cambiamento
Le organizzazioni investono tempo, denaro e energia nel cambiamento perché desiderano fare, avere o essere in qualche modo diversi da come erano prima, e questo non solo per qualche settimana. Questa area di conoscenza include:
- Cosa significa sostenere il cambiamento
- Tool e tecniche utili
Gestione personale e professionale
Il ruolo del change manager può essere estremamente difficile. Sono necessari elevati livelli di impegno e resilienza per restare motivati e continuare a rendere durante il processo di cambiamento. Questa area di conoscenza include:
- Principi di leadership
- Costruire team efficaci
- Intelligenza emotiva
- Influenzare in modo efficace
- Negoziare
- Gestione dei conflitti
Considerazioni sull’organizzazione
In quest’ultimo capitolo del CMBoK sono riportati elementi che il Change Manager deve conoscere anche se non ricadono nella sua area di responsabilità specifica. Questa area di conoscenza include:
- Change management e HR
- Questioni legate a sicurezza, salute e ambiente
- Ottimizzazione dei processi nelle organizzazioni
- Financial Management
Accreditamenti per Change Manager
Così come sono disponibili accreditamenti di valore internazionale per i Project Manager, come la PMI® PMP® o la PRINCE2®, così è disponibile un accreditamento di valore internazionale per i Change Manager; l’accreditamento ACM, Accredited Change Manager. Sono presenti due livelli di accreditamento, l’accreditamento Foundation e l’accreditamento Master.
L’accreditamento Master è destinato a Change Manager che abbiano esercitato la professione per almeno cinque anni, e si ottiene fornendo evidenza concreta delle change activities che sono state gestite. È necessaria anche un’intervista.
L’accreditamento Foundation è destinato a Change Manager con 1-3 anni di esperienza, e si ottiene fornendo evidenza della propria formazione e una referenza.
La formazione per accedere all’accreditamento Foundation può essere accreditata o non accreditata; nel caso di formazione accreditata si ottiene uno sconto di circa 170 € sulla quota di accreditamento.
Il Change Management Institute ad oggi ha accreditato i seguenti corsi di formazione:
- La combinazione dei corsi di Change Management Foundation e Practitioner di APMG (è necessario aver sostenuto ambedue gli esami)
- La Change Management Certification di Prosci
- Il Graduate Certificate in Change Management AGSM
Change manager: certificazioni
APMG-International e il Change Management Institute hanno sviluppato una certificazione per i Change Manager, articolata su due livelli:
- Change Management Foundation; il candidato che ottiene questa certificazione dimostra di conoscere concetti legati al cambiamento dell’individuo e delle organizzazioni.
- Change Management Practitioner; il candidato che ottiene questa certificazione dimostra di essere in grado di applicare i concetti del Change Management a un caso di studio.